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Datenschutz

Datenschutzerklärung (English version below)

Mit der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber informieren, wie wir Ihre personenbezogenen Daten (nachfolgend auch "Daten“ genannt) im Rahmen unserer Leistungen zur Erstellung Ihrer Steuererklärung verarbeiten. Personenbezogene Daten sind nach Art. 4 der EU Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO") alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z.B. Ihr Name, Ihre Anschrift oder Ihre E-Mail-Adresse. Hinsichtlich der weiteren nachfolgend verwendeten Begriffe, wie bspw. „Verantwortlicher“ oder „Auftragsverarbeiter“, verweisen wir auf die weiteren Begriffsbestimmungen in Art. 4 DSGVO.

Die in dieser Datenschutzerklärung verwendeten Begriffe sind nicht geschlechtsspezifisch.

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen
 

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Lapis Law and Tax Berufsausübungsgesellschaft mbH

Köpenicker Str. 122

10179 Berlin 

info@Lapis-Kanzlei.de
 

II. Ansprechpartner 
 

Sie erreichen uns zu allen Fragen zu dieser Datenschutzerklärung und zur Verarbeitung Ihrer Daten unter 

info@Lapis-Kanzlei.de
 

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung
 

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
 

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Erbringungen unserer Dienstleistungen erforderlich ist oder Sie uns Ihre Einwilligung in die Verarbeitung erteilt haben. Eine Ausnahme gilt lediglich in Fällen, in denen eine Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften aufgrund unserer berechtigten Interessen gestattet ist. Über diese Fälle werden wir Sie gesondert informieren.
 

2. Art der verarbeiteten Daten

Wenn Sie uns beauftragen, verarbeiten wir im Rahmen unserer Tätigkeit insbesondere folgende personenbezogenen Daten:
 

  • Stammdaten (z.B. Name, Anschrift, Kontaktinformationen wie E-Mail, Telefonnummer und Internetadresse),

  • Steuerdaten (z.B. Familienstand, Beschäftigung, Religionszugehörigkeit, Beruf, Arbeitgeber, Daten der Lohnsteuerbescheinigung oder der letzten Gehaltsabrechnung, Zweitwohnsitz, zuständiges Finanzamt, Steueridentifikationsnummer, verschiedene Aufwendungen, Einkünfte aus Kapitalvermögen und sonstigen Quellen, Versicherungen, Krankheitskosten, Behinderungen, persönliche Daten der im Haushalt lebenden Personen, Spenden, Kirchensteuer, haushaltsnahe Aufwendungen oder Unterhaltsleistungen an Dritte sowie steuerlichen Verlustvorträge. Solche steuerrelevanten Informationen können auch besonders “sensible personenbezogene Daten” beinhalten, wie Daten zu Ihrer Gesundheit, etwaige Pflegeaufwendungen, Angaben über die Konfession im Hinblick auf die gezahlte Kirchensteuer oder Angaben über eine Gewerkschaftszugehörigkeit.)

  • Beratungs- und Tätigkeitsdaten (z.B. Inhalte von Anfragen, Beratungsdokumentation, Dokumente, Aktennotizen, rechtliche und speziell steuerrechtliche Einschätzungen, Leistungsnachweise, Abrechnungen sowie weitere Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Auftragsverhältnisses  notwendig sind),

  • Weitere auftragsbezogene Daten (z.B. Verträge, Kommunikation, Buchungsbelege, Beweismittel, Rechnungen, Leistungs-, Vergütungs- und Haftungsdaten sowie Daten, die Sie uns freiwillig im Rahmen des Auftragsverhältnisses mitteilen).

3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für die Verarbeitung personenbezogener Daten Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die wir zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen benötigen, dienen Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungen, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Für den unwahrscheinlichen Fall, dass Ihre oder die lebenswichtigen Interessen einer anderen Person eine Verarbeitung Ihrer Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung unserer oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich und überwiegen Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten dieses Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

4. Datenlöschung und Speicherdauer

Ihre von uns verarbeiteten Daten werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben gelöscht, sobald der Zweck für Ihre Verarbeitung erreicht oder entfallen ist oder Sie Ihre zur Verarbeitung erforderliche Einwilligung widerrufen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung auf diese Zwecke beschränkt. Eine Speicherung über diesen Zeitpunkt hinaus kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen wir unterliegen, geregelt wurde. Das ist etwa der Fall, wenn die Daten aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen oder deren Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person erforderlich ist.

Sofern unsere Datenschutzhinweise weitere Angaben zu der Aufbewahrung und Löschung von Daten beinhalten, gelten diese vorrangig für die jeweiligen Verarbeitungen. 

 

IV. Wie wir Ihre Daten im Einzelnen verarbeiten

1. Identifizierung und Prüfung nach dem Geldwäschegesetz

Wir unterliegen als Berufsausübungsgesllschaft nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 Geldwäschegesetz (GwG) den Vorgaben des Geldwäschegesetzes (GWG). Die Erstellung der Steuererklärung erfordert aus gesetzlichen Gründen insbesondere Ihre eindeutige Identifizierung als Steuerpflichtigem. Wir sind zudem u.a. verpflichtet, Informationen abzufragen zu Ihrer Identität, zu den wirtschaftlich Berechtigten, zu Zweck und Art der Geschäftsbeziehung und durchgeführten Transaktionen, sowie zum Geldwäscherisiko. 

Zur Überprüfung der geldwäscherechtlichen Zuverlässigkeit überprüfen und speichern wir Angaben zur Identität (wie Vornamen, Nachnamen, Geburtsort, Geburtstag, Anschriften, Staatsangehörigkeit) sowie zu den Identitätsdokumenten (z.B. Personalausweis oder Reisepass mit Meldebescheinigung) zur eindeutigen Identifizierung sowie als Nachweis der Identität. Zur Erfüllung unser Pflichten aus dem Geldwäschegesetz nach § 8 Abs. 2 S. 1 GwG speichern wir eine Kopie eines Ihrer amtlichen Ausweisdokumente. 

Die o.g. Daten zu Ihrer Identität können zum Zwecke  der geldwäscherechtlichen Identifizierung auch an unseren Partner Veriff OÜs(“Veriff”) (, Niine 11, Tallinn, 10414, Estonia  übermittelt werden. In diesem Fall führt Veriff die geldwäscherechtliche Identifizierung in unserem Auftrag aus. 

Die Identitätsangaben werden i.Ü. verwendet, um Sie auf erhöhte Risiken hinsichtlich Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung zu überprüfen (Abgleich der Daten mit einschlägigen Sanktionslisten der EU, USA und Interpool, Listen “politisch exponierter Persönlichkeiten”, behördlichen Veröffentlichungen über aufsichtsrechtliche Maßnahmen oder strafrechtlichen Sanktionen gegen eine Person). 

2. Abruf Ihrer Steuerdaten (Steuer-Abruf)

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Steuererklärung mit bestimmten Informationen vorzubefüllen, die den Steuerbehörden von Ihrem Arbeitgeber und dem zuständigen Sozialversicherungsamt elektronisch gemeldet werden und bei den Steuerbehörden gespeichert werden (“Pre-Fill-Daten”). Diese Daten können Sie automatisiert in Ihrer Steuererklärung übernehmen.

Damit wir den Belegabruf über unseren Steuer-Abruf für Sie vornehmen können, müssen Sie uns ausdrücklich autorisieren. 

Wir rufen ab dem Zeitpunkt unserer Beauftragung die Sie betreffenden Pre-Fill-Daten über eine gesicherte Internetverbindung (SSL/HTTPS) von den Servern der Finanzverwaltung ab. Weitere Informationen zu den Sicherheits- und Verschlüsselungsmethoden von ELSTER finden Sie hier. Sobald wir Ihre Pre-Fill-Daten über ELSTER erhalten haben, speichern wir diese in auf unseren Servern, damit diese Daten direkt in Ihre Steuererklärung übernommen werden können. Hierbei bedienen wir uns der technischen Unterstützung der Taxfix GmbH, Köpenicker Str. 122, 10179 Berlin (im Folgenden "Taxfix"). 

Entsprechend Ihrer Weisung stellen wir die Daten zudem in Ihrem Taxfix-Nutzerkonto zur Verfügung, damit diese dort als Grundlage Ihrer Steuererklärung genutzt werden können. 

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Pre-Fill-Daten sind Art. 6 (1) lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 (1) lit. a, Art. 9 (2) lit. a) DSGVO (Einwilligung) für die Verarbeitung Ihrer sensiblen personenbezogenen Daten (z. B. zu religiösen Überzeugungen), die in Ihren Pre-Fill-Daten enthalten sein können.

3. Erstellung Ihrer Steuererklärung

Sie haben im Rahmen Ihres Taxfix-Kontos die Möglichkeit, durch entsprechenden Klick zu bestätigen, dass Sie an der Erstellung der Steuererklärung durch uns interessiert sind. Sofern Sie auf diesem Wege Ihr Interesse bestätigen, werden wir Ihnen über die Taxfix App Fragen zu ihrer persönlichen Situation stellen, auf Grundlage derer Sie eine Liste von Dokumenten erhalten, die wir benötigen, um ihre Steuererklärung zu erstellen. Mithilfe der Fragen und Dokumente werden u.a. die oben beschriebenen Steuerdaten erhoben. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Informationen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Sofern Ihre Angaben sensible personenbezogene Daten umfassen, ist die diesbezügliche Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung, die wir in diesem Fall gesondert einholen (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). 

Soweit zwischen uns ein Auftragsverhältnis zustande kommt, beauftragen Sie uns damit, dass wir sämtliche Ihrer in der Taxfix App zur Verfügung stehenden Steuerdaten zur Erstellung Ihrer Steuerdaten nutzen und den finalen Entwurf der Steuererklärung an Taxfix übermitteln, um die Steuererklärung direkt in ihrem Taxfix-Nutzerkonto zur Verfügung zu stellen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Informationen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Durchführung des Vertrags, Einwilligung).

Sobald Sie die Steuererklärung freigegeben haben, reicht Taxfix die Steuererklärung über eine Schnittstelle zur ELSTER-Software bei der für Sie zuständigen Finanzbehörde ein. Einzelheiten hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Taxfix https://taxfix.de/datenschutz/. Ihre diesbezüglichen Anfragen können Sie an privacy@taxfix.de richten. Die Rechtsgrundlage für die in diesem Abschnitt beschriebene Verarbeitung Ihrer Steuerdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Durchführung des Vertrags, Einwilligung). 

Weitergehende Informationen über die Datenverarbeitung mittels der Software ELSTER der Finanzbehörden finden Sie in der von diesen zur Verfügung gestellten Broschüre hier.

Ihre Steuerdaten werden von uns auch gespeichert, um Ihre Steuererklärung für das nächste Jahr weiter zu optimieren und zu vereinfachen. Unter Berücksichtigung der gesetzlichen Fristen zur Abgabe Ihrer Steuererklärung (§ 46 Abs. 2 Nr. 8 EStG, § 169 Abs. 2 Nr. 2 AO) speichern wir Ihre Steuerdaten nach der Übermittlung an das Finanzamt zudem vollständig verschlüsselt in unserer Datenbank für eine Dauer von 10 Jahren. Anschließend werden die Daten vollständig anonymisiert.

4. Beratung per Videoanruf 

Sie haben im Rahmen Ihres Taxfix-Kontos die Möglichkeit, durch entsprechenden Klick zu bestätigen, dass Sie an einer Beratung per Videoanruf durch uns interessiert sind. Sofern Sie auf diesem Wege Ihr Interesse bestätigen, werden wir Ihnen über die Taxfix App die Möglichkeit geben, vorab Angaben zu machen und Fragen zu stellen, um uns auf die telefonische Beratung vorzubereiten. Diese Fragen und Angaben können die oben beschriebenen Steuerdaten enthalten. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Informationen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Sofern Ihre Angaben sensible personenbezogene Daten umfassen, ist die diesbezügliche Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung, die wir in diesem Fall gesondert einholen (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). 

Soweit zwischen uns ein Auftragsverhältnis zustande kommt, beauftragen Sie uns damit, dass wir sämtliche Ihrer etwaiger in der Taxfix App zur Verfügung stehenden Steuerdaten für die telefonische Beratung nutzen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Informationen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Durchführung des Vertrags, Einwilligung).

Wird nach Abschluss der Beratung per Videoanruf ein finaler Bericht erstellt, wird dieser an Taxfix übermittelt, sodass Sie die Möglichkeit haben, den finalen Bericht in der Taxfix App (hilfsweise erfolgt die Übermittlung des Berichts an Sie per E-Mail) abzurufen. Insofern wir weitere Fragen im Nachgang der Beratung beantworten sollten, werden wir Ihnen diese über die Taxfix App (hilfsweise erfolgt die Übermittlung des Berichts an Sie per E-Mail) oer per Anruf zugänglich machen. Die Rechtsgrundlage für die in diesem Abschnitt beschriebene Verarbeitung Ihrer Steuerdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Durchführung des Vertrags, Einwilligung). 

Weitergehende Informationen über die Datenverarbeitung innerhlab der Taxfix App  finden Sie in der Datenschutzerklärung von Taxfix https://taxfix.de/datenschutz/. Ihre diesbezüglichen Anfragen können Sie an privacy@taxfix.de richten.

Ihre Steuerdaten werden von uns auch gespeichert, um Ihre Steuererklärung für das nächste Jahr weiter zu optimieren und zu vereinfachen. Unter Berücksichtigung der gesetzlichen Fristen zur Abgabe Ihrer Steuererklärung (§ 46 Abs. 2 Nr. 8 EStG, § 169 Abs. 2 Nr. 2 AO) speichern wir Ihre Steuerdaten nach der Übermittlung an das Finanzamt zudem vollständig verschlüsselt in unserer Datenbank für eine Dauer von 10 Jahren. Anschließend werden die Daten vollständig anonymisiert.

 

V. Weitergabe Ihrer Daten

Die Übermittlung Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur in Ihrem Auftrag oder mit Ihrem Einverständnis. Im Rahmen des Auftragsverhältnisses geben wir Ihre Daten beispielsweise weiter an Finanzbehörden und Gerichte. Sofern Sie uns damit beauftragen, geben wir Ihre Daten auch an Taxfix weiter, damit Sie Ihre Steuererklärung in der Taxfix App fertigstellen bzw. an die Finanzbehörden übermitteln können. 

Zudem nutzen wir Auftragsverarbeiter (z. B. Rechenzentren, IT-Dienstleister, Customer Support-Anbieter, Druckdienstleister), deren Dienstleistungen wir nur nutzen, soweit diese als mitwirkende Person auf die Wahrung unserer Berufsgeheimnisse gem. § 203 Abs. 3 Strafgesetzbuch) verpflichtet sind und die berufsrechtlichen Vorgaben, denen wir unterliegen, gewahrt bleiben.

Eine Weitergabe kann zudem aufgrund gesetzlicher Bestimmungen, beispielsweise zur Meldung von Verdachtsfällen nach dem Geldwäschegesetz, an die zuständige Behörde erfolgen. Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist insoweit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 43 GwG.

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Auftragsverhältnisses erforderlich ist, Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich erlaubt ist. In diesem Fall ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch vertragliche Regelungen mit dem Datenempfänger (sogenannte Standarddatenschutzklauseln). Wir übermitteln Ihre Daten ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten nach den Vorschriften der DSGVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO) sicherstellen.

VI. Ihre Datenschutzrechte 

Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Je nach Umfang unserer Beauftragung kann ein Widerruf jedoch dazu führen, dass Sie nicht mehr sämtliche unserer Dienstleistungen nutzen können oder wir gehindert sind, Ihre Steuererklärung fertigzustellen.

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn die Verarbeitung auf Basis unserer berechtigten Interessen erfolgt. 

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an info@Lapis-Kanzlei.de

Sie haben die Möglichkeit, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen. Eine Liste der zuständigen Behörden finden Sie hier.

VII. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sobald Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen oder andere Umstände dies erforderlich machen. Sollten die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits erfordern, werden wir Sie darüber gesondert informieren (z.B. Einwilligung).

Sofern wir in dieser Datenschutzerklärung auf Adressen und Kontaktdaten anderer Unternehmen oder Organisationen Bezug nehmen, bitten wir zu beachten, dass die Adressen sich über die Zeit ändern können und bitten die Angaben vor Kontaktaufnahme zu prüfen.

 

Version 2.0 / Juli 2025

 

Privacy Policy

With the following privacy policy, we would like to inform you about how we process your personal data (hereinafter also referred to as "data") in the context of our services for the preparation of your tax return. According to Art. 4 of the EU General Data Protection Regulation ("GDPR"), personal data is any data that can be personally related to you, e.g., your name, your address, or your email address. With regard to the other terms used below, such as "Controller" or "Processor," we refer to the further definitions in Art. 4 GDPR.

The terms used in this privacy policy are not gender-specific.

I. Name and Address of the Controller

The controller within the meaning of the General Data Protection Regulation and other data protection regulations is:

Lapis Law and Tax Berufsausübungsgesellschaft mbH 

Köpenicker Str. 122 

10179 Berlin 

info@Lapis-Kanzlei.de

II. Contact Person

You can reach us for all questions regarding this privacy policy and the processing of your data at: info@Lapis-Kanzlei.de

III. General Information on Data Processing

1. Scope of the processing of personal data 

As a general rule, we only process your personal data to the extent necessary for the provision of our services or if you have given us your consent to the processing. An exception applies only in cases where the processing of data is permitted by law based on our legitimate interests. We will inform you separately about these cases.

2. Type of data processed 

When you engage us, we process the following personal data in particular as part of our activities:

  • Master data (e.g., name, address, contact information such as email, telephone number, and internet address),

  • Tax data (e.g., marital status, employment, religious affiliation, profession, employer, data from the income tax certificate or the last payslip, secondary residence, responsible tax office, tax identification number, various expenses, income from capital assets and other sources, insurance, medical costs, disabilities, personal data of persons living in the household, donations, church tax, household-related expenses or maintenance payments to third parties, and tax loss carryforwards. Such tax-relevant information may also include particularly "sensitive personal data," such as data concerning your health, any care expenses, information about religious affiliation with regard to church tax paid, or information about trade union membership.)

  • Consulting and activity data (e.g., content of inquiries, consultation documentation, documents, file notes, legal and specifically tax-law assessments, proof of services, billing, as well as other information necessary for the assertion and defense of your rights within the scope of the engagement),

  • Other engagement-related data (e.g., contracts, communication, booking receipts, evidence, invoices, service, remuneration, and liability data, as well as data that you voluntarily provide to us within the scope of the engagement relationship).

3. Legal basis for the processing of personal data 

Insofar as we obtain your consent for the processing of personal data, Art. 6(1)(a) GDPR serves as the legal basis.

When processing personal data that we require to fulfill a contract with you, Art. 6(1)(b) and Art. 9(2)(a) GDPR serve as the legal basis. This also applies to processing operations that are necessary for carrying out pre-contractual measures.

Insofar as the processing of personal data is necessary to fulfill a legal obligation to which we are subject, Art. 6(1)(c) GDPR serves as the legal basis.

In the unlikely event that your vital interests or those of another person require the processing of your data, Art. 6(1)(d) GDPR serves as the legal basis.

If the processing is necessary to protect our legitimate interests or those of a third party, and your interests, fundamental rights, and freedoms do not override this interest, Art. 6(1)(f) GDPR serves as the legal basis for the processing.

4. Data deletion and storage duration 

Your data processed by us will be deleted in accordance with legal requirements as soon as the purpose for its processing has been achieved or has ceased to exist, or you withdraw your consent required for the processing. If the data is not deleted because it is required for other and legally permissible purposes, its processing will be restricted to these purposes. Storage beyond this period may also occur if this has been provided for by the European or national legislator in regulations, laws, or other provisions to which we are subject. This is the case, for example, if the data must be retained for commercial or tax law reasons or if its storage is necessary for the assertion, exercise, or defense of legal claims or for the protection of the rights of another natural or legal person.

Insofar as our privacy policy contains further information on the retention and deletion of data, these shall apply with priority for the respective processing operations.

IV. How we process your data in detail

1. Identification and verification under the Anti-Money Laundering Act

As a professional practice company, we are subject to the requirements of the Anti-Money Laundering Act (GwG) in accordance with § 2 para. 1 no. 10 of the GwG. For legal reasons, the preparation of the tax return requires, in particular, your unambiguous identification as a taxpayer. We are also obliged, among other things, to request information regarding your identity, the beneficial owners, the purpose and nature of the business relationship and transactions carried out, as well as the money laundering risk.

To verify reliability under anti-money laundering law, we check and store identity information (such as first name, last name, place of birth, date of birth, addresses, nationality) as well as information from identity documents (e.g., personal ID card or passport with registration certificate) for the purpose of unambiguous identification and as proof of identity. To fulfill our obligations under the Anti-Money Laundering Act in accordance with § 8 para. 2 sentence 1 of the GwG, we store a copy of one of your official identification documents.

The aforementioned data regarding your identity may also be transmitted to our partner Veriff OÜ (“Veriff”), Niine 11, Tallinn, 10414, Estonia, for the purpose of anti-money laundering identification. In this case, Veriff carries out the anti-money laundering identification on our behalf.

Furthermore, the identity information is used to check you for increased risks regarding money laundering or terrorist financing (comparison of the data with relevant sanctions lists of the EU, USA, and Interpol, lists of “politically exposed persons”, official publications on supervisory measures or criminal sanctions against a person).

2. Retrieval of your tax data (Tax Retrieval) 

You have the option to pre-fill your tax return with certain information that is electronically reported to the tax authorities by your employer and the responsible social security office and is stored by the tax authorities ("Pre-fill Data"). You can automatically transfer this data into your tax return.

For us to be able to carry out the document retrieval for you via our Tax Retrieval service, you must expressly authorize us.

From the time of our engagement, we will retrieve your Pre-fill Data from the servers of the tax administration via a secure internet connection (SSL/HTTPS). Further information on the security and encryption methods of ELSTER can be found here. As soon as we have received your Pre-fill Data via ELSTER, we will store it on our servers so that this data can be directly transferred into your tax return. In doing so, we use the technical support of Taxfix GmbH, Köpenicker Str. 122, 10179 Berlin (hereinafter "Taxfix").

In accordance with your instructions, we also make the data available in your Taxfix user account so that it can be used there as the basis for your tax return.

The legal bases for the processing of your Pre-fill Data are Art. 6(1)(b) GDPR (performance of a contract) and Art. 6(1)(a), Art. 9(2)(a) GDPR (consent) for the processing of your sensitive personal data (e.g., regarding religious beliefs) that may be contained in your Pre-fill Data.

3. Preparation of your tax return 

Within your Taxfix account, you have the option to confirm by clicking accordingly that you are interested in having the tax return prepared by us. If you confirm your interest in this way, we will ask you questions about your personal situation via the Taxfix app, on the basis of which you will receive a list of documents that we need to prepare your tax return. With the help of the questions and documents, the tax data described above, among other things, will be collected. The legal basis for the processing of this information is Art. 6(1)(b) GDPR (performance of pre-contractual measures). If your information includes sensitive personal data, the legal basis in this regard is your consent, which we will obtain separately in this case (Art. 6(1)(a), Art. 9(2)(a) GDPR).

Insofar as an engagement agreement is concluded between us, you instruct us to use all of your tax data available in the Taxfix app for the preparation of your tax data and to transmit the final draft of the tax return to Taxfix in order to make the tax return available directly in your Taxfix user account. The legal basis for the processing of this information is Art. 6(1)(b), Art. 6(1)(a), Art. 9(2)(a) GDPR (performance of the contract, consent).

As soon as you have approved the tax return, Taxfix will submit the tax return to the responsible tax authority via an interface to the ELSTER software. Details on this can be found in the Taxfix privacy policy https://taxfix.de/datenschutz/. You can direct your related inquiries to privacy@taxfix.de. The legal basis for the processing of your tax data described in this section is Art. 6(1)(b), Art. 6(1)(a), Art. 9(2)(a) GDPR (performance of the contract, consent).

Further information on data processing via the ELSTER software of the tax authorities can be found in the brochure provided by them here.

Your tax data is also stored by us to further optimize and simplify your tax return for the next year. Taking into account the statutory deadlines for filing your tax return (§ 46 para. 2 no. 8 EStG, § 169 para. 2 no. 2 AO), we also store your tax data fully encrypted in our database for a period of 10 years after submission to the tax authority. Afterwards, the data is completely anonymized.

 

4. Consultation via Video Call

Within your Taxfix account, you have the option to confirm by clicking accordingly that you are interested in a consultation via video call with us. If you confirm your interest in this way, we will give you the opportunity via the Taxfix app to provide information and ask questions in advance to help us prepare for the telephone consultation. These questions and details may include the tax data described above. The legal basis for the processing of this information is Art. 6(1)(b) GDPR (performance of pre-contractual measures). If your information includes sensitive personal data, the legal basis in this regard is your consent, which we will obtain separately in this case (Art. 6(1)(a), Art. 9(2)(a) GDPR).

Insofar as a contractual relationship is established between us, you instruct us to use all of your tax data that may be available in the Taxfix app for the telephone consultation. The legal basis for the processing of this information is Art. 6(1)(b), Art. 6(1)(a), Art. 9(2)(a) GDPR (performance of the contract, consent).

If a final report is created after the conclusion of the consultation via video call, it will be transmitted to Taxfix, giving you the opportunity to retrieve the final report in the Taxfix app (alternatively, the report will be sent to you via email). Insofar as we should answer further questions following the consultation, we will make them available to you via the Taxfix app (alternately, the report will be sent to you via email) or by call. The legal basis for the processing of your tax data described in this section is Art. 6(1)(b), Art. 6(1)(a), Art. 9(2)(a) GDPR (performance of the contract, consent).

Further information on data processing within the Taxfix app can be found in the Taxfix privacy policy at https://taxfix.de/datenschutz/. You can direct your related inquiries to privacy@taxfix.de.

Your tax data is also stored by us to further optimize and simplify your tax return for the next year. Taking into account the statutory deadlines for filing your tax return (§ 46 para. 2 no. 8 EStG, § 169 para. 2 no. 2 AO), we also store your tax data fully encrypted in our database for a period of 10 years after submission to the tax authority. Afterwards, the data is completely anonymized.

V. Disclosure of your data 

Your data will only be transmitted to third parties on your instruction or with your consent. Within the scope of the engagement relationship, we will, for example, pass on your data to tax authorities and courts. If you instruct us to do so, we will also pass on your data to Taxfix so that you can complete your tax return in the Taxfix app or submit it to the tax authorities.

In addition, we use processors (e.g., data centers, IT service providers, customer support providers, printing service providers), whose services we only use insofar as they are obliged as contributing persons to maintain our professional secrecy pursuant to § 203 para. 3 of the German Criminal Code (Strafgesetzbuch) and the professional regulations to which we are subject are observed.

A disclosure may also occur due to legal provisions, for example, to report suspicious cases under the Anti-Money Laundering Act to the competent authority. The legal basis for the disclosure in this respect is, for example, Art. 6(1) sentence 1 lit. c GDPR in conjunction with § 43 GwG.

A data transfer to third countries (states outside the European Economic Area - EEA) only takes place insofar as this is necessary for the execution of the engagement agreement, you have given us your consent, or it is otherwise legally permitted. In this case, we take measures to ensure the protection of your data, for example, through contractual arrangements with the data recipient (so-called Standard Contractual Clauses). We only transfer your data to recipients who ensure the protection of your data in accordance with the provisions of the GDPR for transfers to third countries (Art. 44 to 49 GDPR).

VI. Your data protection rights

As a data subject, you have the right to information (Art. 15 GDPR), rectification (Art. 16 GDPR), erasure (Art. 17 GDPR), restriction of processing (Art. 18 GDPR) of your personal data, as well as the right to data portability (Art. 20 GDPR). In addition, you have the right to withdraw any consent given at any time with effect for the future. Depending on the scope of our engagement, a withdrawal may, however, mean that you can no longer use all of our services or that we are prevented from completing your tax return.

You have the right to object to the processing of your personal data if the processing is based on our legitimate interests.

To exercise your rights, please contact info@Lapis-Kanzlei.de

You have the option to lodge a complaint against the processing of your personal data with the competent supervisory authority.

 

A list of the competent authorities can be found here.

VII. Updating this Privacy Policy 

We ask you to regularly inform yourself about the content of our privacy policy. We reserve the right to adapt this privacy policy as soon as changes in the data processing we carry out or other circumstances make this necessary. Should the changes require an act of cooperation on your part, we will inform you about this separately (e.g., consent).

Insofar as we refer to addresses and contact details of other companies or organizations in this privacy policy, we ask you to note that the addresses may change over time and ask you to check the details before contacting them.

Version: Version 2.0 / July 2025

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