Datenschutz

Datenschutzerklärung Präambel

Mit der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber informieren, wie wir Ihre personenbezogenen Daten (nachfolgend auch "Daten“ genannt) im Rahmen unserer Leistungen zur Erstellung Ihrer Steuererklärung verarbeiten. Personenbezogene Daten sind nach Art. 4 der EU Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO") alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z.B. Ihr Name, Ihre Anschrift oder Ihre E-Mail-Adresse. Hinsichtlich der weiteren nachfolgend verwendeten Begriffe, wie bspw. „Verantwortlicher“ oder „Auftragsverarbeiter“, verweisen wir auf die weiteren Begriffsbestimmungen in Art. 4 DSGVO.

Die in dieser Datenschutzerklärung verwendeten Begriffe sind nicht geschlechtsspezifisch.

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Lapis Law and Tax Berufsausübungsgesellschaft mbH Köpenicker Str. 122
10179 Berlin

jens@lapis-kanzlei.de

Sie erreichen uns zu allen Fragen zu dieser Datenschutzerklärung und zur Verarbeitung Ihrer Daten unter

jens@lapis-kanzlei.de

II. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Erbringungen unserer Dienstleistungen erforderlich ist oder Sie uns Ihre Einwilligung in die Verarbeitung erteilt haben. Eine Ausnahme gilt lediglich in Fällen, in denen eine Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften aufgrund unserer berechtigten Interessen gestattet ist. Über diese Fälle werden wir Sie gesondert informieren.

2. Art der verarbeiteten Daten

Wenn Sie uns mandatieren, verarbeiten wir im Rahmen unserer Tätigkeit insbesondere folgende personenbezogenen Daten:

Stammdaten (z.B. Name, Anschrift, Kontaktinformationen wie E-Mail, Telefonnummer und Internetadresse),
Steuerdaten (z.B. Familienstand, Beschäftigung, Religionszugehörigkeit, Beruf, Arbeitgeber, Daten der Lohnsteuerbescheinigung oder der letzten Gehaltsabrechnung, Zweitwohnsitz, zuständiges Finanzamt, Steueridentifikationsnummer, verschiedene Aufwendungen, Einkünfte aus Kapitalvermögen und sonstigen Quellen, Versicherungen, Krankheitskosten, Behinderungen, persönliche Daten der im Haushalt lebenden Personen, Spenden, Kirchensteuer, haushaltsnahe Aufwendungen oder Unterhaltsleistungen an Dritte sowie steuerlichen Verlustvorträge. Solche steuerrelevanten Informationen können auch besonders “sensible personenbezogene Daten” beinhalten, wie Daten zu Ihrer Gesundheit, etwaige Pflegeaufwendungen, Angaben über die Konfession im Hinblick auf die gezahlte Kirchensteuer oder Angaben über eine Gewerkschaftszugehörigkeit.)
Beratungs- und Tätigkeitsdaten (z.B. Inhalte von Anfragen, Beratungsdokumentation, Dokumente, Aktennotizen, rechtliche und speziell steuerrechtliche Einschätzungen, Leistungsnachweise, Abrechnungen sowie weitere Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind),
Weitere Mandatsbezogene Daten (z.B. Verträge, Kommunikation, Buchungsbelege, Beweismittel, Rechnungen, Leistungs-, Vergütungs- und Haftungsdaten sowie Daten, die Sie uns freiwillig im Rahmen des Mandatsverhältnisses mitteilen).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für die Verarbeitung personenbezogener Daten Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die wir zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen benötigen, dienen Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungen, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Für den unwahrscheinlichen Fall, dass Ihre oder die lebenswichtigen Interessen einer anderen Person eine Verarbeitung Ihrer Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung unserer oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich und überwiegen Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten dieses Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

4. Datenlöschung und Speicherdauer

Ihre von uns verarbeiteten Daten werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben gelöscht, sobald der Zweck für ihre Verarbeitung erreicht oder entfallen ist oder Sie Ihre zur Verarbeitung erforderliche Einwilligung widerrufen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung auf diese Zwecke beschränkt. Eine Speicherung über diesen Zeitpunkt hinaus kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen wir unterliegen, geregelt wurde. Das ist etwa der Fall, wenn die Daten aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen oder deren Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person erforderlich ist.

Sofern unsere Datenschutzhinweise weitere Angaben zu der Aufbewahrung und Löschung von Daten beinhalten, gelten diese vorrangig für die jeweiligen Verarbeitungen.

Datenschutzerklärung Lapis Kanzlei v. 2.0

III. Wie wir Ihre Daten im Einzelnen verarbeiten

1. Identifizierung und Prüfung nach dem Geldwäschegesetz

Wir unterliegen als Rechtsanwaltsgesellschaft nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 Geldwäschegesetz (GwG) den Vorgaben des Geldwäschegesetzes (GWG). Die Abgabe der Steuererklärung erfordert aus gesetzlichen Gründen insbesondere Ihre eindeutige Identifizierung als Steuerpflichtigem. Wir sind zudem u.a. verpflichtet, Informationen abzufragen zu Ihrer Identität, zu den wirtschaftlich Berechtigten, zu Zweck und Art der Geschäftsbeziehung und durchgeführten Transaktionen, sowie zum Geldwäscherisiko

Zur Überprüfung der geldwäscherechtlichen Zuverlässigkeit überprüfen und speichern wir Angaben zur Identität (wie Vornamen, Nachnamen, Geburtsort, Geburtstag, Anschriften, Staatsangehörigkeit) sowie zu den Identitätsdokumenten (z.B. Personalausweis oder Reisepass mit Meldebescheinigung) zur eindeutigen Identifizierung sowie als Nachweis der Identität. Zur Erfüllung unser Pflichten aus dem Geldwäschegesetz nach § 8 Abs. 2 S. 1 GwG speichern wir eine Kopie eines Ihrer amtlichen Ausweisdokumente.

Die o.g. Daten zu Ihrer Identität können zum Zwecke der der geldwäscherechtlichen Identifizierung auch an unserer Partner NewCo Communications („NewCo“), Avinguda Diagonal, 131, Planta 3, 08018 Barcelona, Spanien, übermittelt werden. In diesem Fall führt NewCo die geldwäscherechtliche Identifizierung in unserem Auftrag aus.

Die Identitätsangaben werden i.Ü. verwendet, um Sie auf erhöhte Risiken hinsichtlich Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung zu überprüfen (Abgleich der Daten mit einschlägigen Sanktionslisten der EU, USA und Interpool, Listen “politisch exponierter Persönlichkeiten”, behördlichen Veröffentlichungen über aufsichtsrechtliche Maßnahmen oder strafrechtlichen Sanktionen gegen eine Person).

2. Abruf Ihrer Steuerdaten (Steuer-Abruf)

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Steuererklärung mit bestimmten Informationen vorzubefüllen, die den Steuerbehörden von Ihrem Arbeitgeber und dem zuständigen Sozialversicherungsamt elektronisch gemeldet werden und bei den Steuerbehörden gespeichert werden (“Pre-Fill-Daten”). Diese Daten können Sie automatisiert in Ihrer Steuererklärung übernehmen.

Folgende Pre-Fill-Daten können automatisch in Ihre Steuererklärung übernommen werden:

- Gehaltsinformationen/ Jahressteuerbescheinigung
- gesetzliche Rente
- Rürup- und Riester-Rente
- Basis-Krankenversicherung
- gesetzliche Pflegeversicherung
- Lohnersatzleistungen wie Arbeitslosen-, Kranken- und Elterngeld
- Informationen zu Kapitalerträgen.

Damit wir den Belegabruf über unseren Steuer-Abruf für Sie vornehmen können, müssen Sie uns ausdrücklich autorisieren. Dies veranlassen Sie, indem Sie uns über die Taxfix Web- oder Mobile-App explizit eine Vollmacht zum Abruf der Pre-Fill-Daten beim Finanzamt erteilen.

Wir rufen ab dem Zeitpunkt unserer Beauftragung die Sie betreffenden Pre-Fill-Daten über eine gesicherte Internetverbindung (SSL/HTTPS) von den Servern der Finanzverwaltung ab. Weitere Informationen zu den Sicherheits- und Verschlüsselungsmethoden von ELSTER finden Sie hier. Sobald wir Ihre Pre-Fill-Daten über ELSTER erhalten haben (in der Regel binnen 2-3 Werktagen), speichern wir diese auf unseren Servern, damit diese Daten direkt in Ihre Steuererklärung übernommen werden können. Hierbei bedienen wir uns der technischen Unterstützung der Taxfix SE, Köpenicker Str. 122, 10179 Berlin (im Folgenden "Taxfix").

Entsprechend Ihrer Weisung stellen wir die Daten zudem in Ihrem Taxfix-Nutzerkonto zur Verfügung, damit diese dort als Grundlage Ihrer Steuererklärung genutzt werden können.

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Pre-Fill-Daten sind Art. 6 (1) lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 (1) lit. a, Art. 9 (2) lit. a) DSGVO (Einwilligung) für die Verarbeitung Ihrer sensiblen personenbezogenen Daten (z. B. zu religiösen Überzeugungen), die in Ihren Pre-Fill-Daten enthalten sein können.

3. Erstellung Ihrer Steuererklärung

Sie haben im Rahmen Ihres Taxfix-Kontos die Möglichkeit, durch entsprechenden Klick zu bestätigen, dass Sie an der Erstellung der Steuererklärung durch uns interessiert sind. Sofern Sie auf diesem Wege Ihr Interesse bestätigen, werden wir Ihnen über die Taxfix App Fragen zu ihrer persönlichen Situation stellen, auf Grundlage derer Sie eine Liste von Dokumenten erhalten, die wir benötigen, um ihre Steuererklärung zu erstellen. Mithilfe der Fragen und Dokumente werden u.a. die oben beschriebenen Steuerdaten erhoben. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Informationen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Sofern Ihre Angaben sensible personenbezogene Daten umfassen, ist die diesbezügliche Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung, die wir in diesem Fall gesondert einholen (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Soweit zwischen uns ein Mandatsvertrag zustande kommt, beauftragen Sie uns damit, dass wir sämtliche Ihrer in der Taxfix-App zur Verfügung stehenden Steuerdaten zur Erstellung Ihrer Steuerdaten nutzen und den finalen Entwurf der Steuererklärung an Taxfix übermitteln, um die Steuererklärung direkt in ihrem Taxfix-Nutzerkonto zur Verfügung zu stellen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Informationen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Durchführung des Vertrags, Einwilligung).

Sobald Sie die Steuererklärung freigegeben haben, reicht Taxfix die Steuererklärung über eine Schnittstelle zur ELSTER-Software bei der für Sie zuständigen Finanzbehörde ein. Einzelheiten hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Taxfix https://taxfix.de/datenschutz/. Ihre desbezüglichen Anfragen können Sie an privacy@taxfix.de richten. Die Rechtsgrundlage für die in diesem Abschnitt beschriebene Verarbeitung Ihrer Steuerdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Durchführung des Vertrags, Einwilligung).

Weitergehende Informationen über die Datenverarbeitung mittels der Software ELSTER der Finanzbehörden finden Sie in der von diesen zur Verfügung gestellten Broschüre hier.

Ihre Steuerdaten werden von uns auch gespeichert, um Ihre Steuererklärung für das nächste Jahr weiter zu optimieren und zu vereinfachen. Unter Berücksichtigung der gesetzlichen Fristen zur Abgabe Ihrer Steuererklärung (§ 46 Abs. 2 Nr. 8 EStG, § 169 Abs. 2 Nr. 2 AO) speichern wir Ihre Steuerdaten nach der Übermittlung an das Finanzamt zudem vollständig verschlüsselt in unserer Datenbank für eine Dauer von 10 Jahren. Anschließend werden die Daten vollständig anonymisiert.

IV. Weitergabe Ihrer Daten

Die Übermittlung Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur in Ihrem Auftrag oder mit Ihrem Einverständnis. Im Rahmen des Mandatsverhältnisses geben wir Ihre Daten beispielsweise weiter an Finanzbehörden

Datenschutzerklärung Lapis Kanzlei v. 2.0

und Gerichte. Sofern Sie uns damit beauftragen, geben wir Ihre Daten auch an Taxfix weiter, damit Sie Ihre Steuererklärung in der Taxfix-App fertigstellen bzw. an die Finanzbehörden übermitteln können.

Zudem nutzen wir Auftragsverarbeiter (z. B. Rechenzentren, IT-Dienstleister, Customer Support-Anbieter, Druckdienstleister), deren Dienstleistungen wir nur nutzen, soweit diese als mitwirkende Person auf die Wahrung unserer Berufsgeheimnisse gem. § 203 Abs. 3 Strafgesetzbuch) verpflichtet sind und die berufsrechtlichen Vorgaben, denen wir unterliegen, gewahrt bleiben.

Eine Weitergabe kann zudem aufgrund gesetzlicher Bestimmungen, beispielsweise zur Meldung von Verdachtsfällen nach dem Geldwäschegesetz, an die zuständige Behörde erfolgen. Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist insoweit etwa Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 43 GwG.

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Mandatsvertrages erforderlich ist, Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich erlaubt ist. In diesem Fall ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch vertragliche Regelungen mit dem Datenempfänger (sogenannte Standarddatenschutzklauseln). Wir übermitteln Ihre Daten ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten nach den Vorschriften der DSGVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO) sicherstellen.

V. Ihre Datenschutzrechte

Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Je nach Umfang unserer Beauftragung kann ein Widerruf jedoch dazu führen, dass Sie nicht mehr sämtliche unserer Dienstleistungen nutzen können oder wir gehindert sind, Ihre Steuererklärung fertigzustellen.

Sie haben das Recht der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn die Verarbeitung auf Basis unserer berechtigten Interessen erfolgt.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an jens@jep-ra-gmbh.de.

Sie haben die Möglichkeit, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen. Eine Liste der zuständigen Behörden finden Sie hier.

VI. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sobald Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen oder andere Umstände dies erforderlich machen. Sollten die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits erfordern, werden wir Sie darüber gesondert informieren (z.B. Einwilligung).

Sofern wir in dieser Datenschutzerklärung auf Adressen und Kontaktdaten anderer Unternehmen oder Organisationen Bezug nehmen, bitten wir zu beachten, dass die Adressen sich über die Zeit ändern können und bitten die Angaben vor Kontaktaufnahme zu prüfen.

Stand: 25. Juli 2024